Welche Unterlagen benötigt ein Käufer?

Ratgeber · Lesezeit etwa 6 Minuten

Was wann gebraucht wird – und was Sie sich in der frühen Phase getrost sparen können.

Die Sorge, vor einem Verkaufsgespräch erst monatelang Unterlagen aufbereiten zu müssen, hält viele Unternehmer davon ab, überhaupt anzufangen. Sie ist unbegründet: Für das erste Gespräch braucht es gar nichts.

Stufe 1 – für das Erstgespräch: nichts

Region, Bereich, ungefähre Größe, Anzahl Mitarbeiter, grobe Umsatzordnung und Ihre zeitlichen Vorstellungen. Alles davon können Sie im Gespräch aus dem Kopf sagen.

Stufe 2 – für eine erste Einschätzung

• Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre
• Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung mit Vorjahresvergleich
• Bestandsliste: Einheiten nach Typ, Baujahr und Zustand
• Auslastung: wie viele Einheiten sind aktuell vermietet
• Kundenliste der 20 größten Kunden mit Jahresumsatz
• Übersicht der Servicetouren: Stopps, Kilometer, Fahrzeuge
• Mitarbeiterliste mit Funktion, Eintrittsdatum und Gehalt
• Fahrzeugliste mit Baujahr, Laufleistung und Finanzierung
• Angaben zum Standort: Eigentum oder Miete, Fläche, Ausstattung

Diese Unterlagen liegen in den meisten Betrieben bereits vor – beim Steuerberater, in der Vermietsoftware oder in der Buchhaltung. Aufwendig wird es nur dort, wo etwas bislang gar nicht erfasst wurde.

Stufe 3 – für die vertiefte Prüfung

Erst hier wird es umfangreich: Verträge mit Kunden und Lieferanten, Miet- und Leasingverträge, Versicherungen, Arbeitsverträge, Entsorgungsvereinbarungen, Genehmigungen und wasserrechtliche Auflagen, offene Posten, Steuerbescheide.

Zu diesem Zeitpunkt sind Sie bereits in konkreten Verhandlungen – der Aufwand steht dann in einem anderen Verhältnis zum möglichen Ergebnis.

Die drei Auswertungen, die den größten Unterschied machen

Auslastung je Produktgruppe. Wie viele Einheiten je Typ stehen beim Kunden, wie viele auf dem Hof? Diese Zahl beantwortet die wichtigste Frage über die Wirtschaftlichkeit des Bestands.

Tourenauswertung. Stopps je Fahrzeug und Tag, Kilometer je Servicepunkt. Wer das vorlegen kann, führt ein Gespräch auf Augenhöhe.

Mietdauerverteilung. Welcher Anteil des Umsatzes stammt aus Aufstellungen über drei Monate, welcher aus Tagesgeschäft? Das ist der beste Indikator für Planbarkeit.

Was tun, wenn Sie das alles nicht haben?

Dann ist das eine gute Nachricht in eigener Sache: Wer diese Auswertungen in den zwei Jahren vor einer Übergabe aufbaut, verbessert nicht nur seine Verhandlungsposition, sondern findet in der Regel selbst Ertragspotenzial, das bisher unsichtbar war.